Codificación y separador de CSV con Microsoft Office
Aquí se mostrará cómo cambiar el formato del archivo original para adecuar al formato final que necesitamos para cargar en LibreDTE: CSV separado por “;” punto y coma y codificado en UTF-8.
Guardar el archivo con codificación UTF-8 usando como separador “;” (punto y coma).
Una vez terminado el archivo para guardar el documento con codificación UTF-8 debe:
- En el menú de Excel, en la pestaña “Archivo”, hacer clic en “Guardar como”.
- Al momento que emerge una ventana escogemos el nombre del archivo y posteriormente hacer clic en “Tipo” para desplegar un listado de opciones la cual escogeremos “CSV (delimitado por coma)”.
- Al lado del botón “Guardar” existe la opción “Herramientas” donde haremos clic para desplegar un listado y escoger la opción “Opciones web…”.
- En la nueva ventana que ha emergido seleccionar la pestaña “Codificación” y en la opción “Guardar este documento como” Seleccionamos la codificación UTF-8 para guardar este cambio procedemos a hacer clic en aceptar y se cerrará automáticamente la segunda ventana
- Finalmente, volvemos a la ventana de “Guardar como”, hacemos clic en el botón “Guardar"
Nota: también puedes usar algún servicio online como este para hacer el cambio a UTF-8.
Guardar las fechas en formato AAAA-MM-DD
La única forma 100% segura para verificar que el archivo está correcto en cuanto a formato es abriendo el CSV con un editor de texto. Una buena idea, en Microsoft Windows, es usar notepad++. Al abrir el archivo se verá de la siguiente forma, donde podemos ver que en este caso el formato de la fecha es incorrecto, puesto que tiene formato DD-MM-AAAA.
Al verificar que no esta en formato AAAA-MM-DD debemos modificar en el archivo de la siguiente forma:
- Seleccionar la columna que deseamos modificar formato.
- Hacer clic en el botón derecho del mouse (Para desplegar un listado de opciones).
- Seleccionar opción “formato de celda”.
- En la ventana que se abrió recientemente debemos hacer clic en la pestaña “Número”.
- Seleccionar opción “fecha” y seleccionar el formato correcto, en este caso AAAA-MM-DD.
Luego debemos repetir el paso inicial para guardar el archivo como CSV y tendremos el formato correcto si abrimos el archivo en el editor de texto.
Quitar el formato a las celdas
- Selecciona las celdas cuyo formato desee borrar. Al presionar Ctrl + E podrás seleccionar todas las celdas de la hoja de Excel.
- Luego que tenemos las celdas marcadas debemos hacer clic en la pestaña “Inicio” de la página de Excel.
- En el grupo “modificar” hacer clic en “Borrar”.
- En la opción borrar se despliega un listado y debemos seleccionar la opción “Borrar formatos”.
Guardar los números de una celda tal cual como se ven, o sea, si se ve 1000 que guarde 1000 en el CSV y no 1.000
La forma incorrecta en la que se vería el .csv sería de la siguiente forma:
Al igual que en el ejemplo anterior muchas veces los montos cuando son miles se añade un separador de miles “.” (punto). Para modificar este monto y quede sin separador de miles debemos.
- Seleccionar la columna o campo al cual queremos eliminar ese formato.
- Clic en el mouse con el botón derecho encima del campo o columna y se despliega un menú, al cual daremos clic en “formato de celdas”.
- En la siguiente ventana nos dirigimos a la pestaña “Número”, seleccionamos la “categoría número” que es la cual contiene el formato erróneo y que vamos a corregir.
- Allí podremos apreciar que se encuentra la opción de “usar separador de miles” activado y para añadir decimales una cantidad total de “2”:
- Para dejar la columna o campo sólo con número debemos desactivar la opción “usar separador de miles” y “posiciones decimales”, normalmente querremos que quede en 0, como muestra la siguiente imagen:
- Finalmente hacer clic en “Aceptar” para aplicar los cambios de formato de celda
Luego debemos repetir el paso inicial para guardar el archivo como CSV y tendremos el formato correcto si abrimos el archivo en el editor de texto.
