1. ¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento tributario que tiene la misma validez legal que una factura tradicional en formato impreso, pero se emite, envía y archiva de forma digital. En lugar de utilizar papel y tinta, la factura electrónica se genera y transmite en formato electrónico, cumpliendo con los estándares y requisitos legales establecidos por las autoridades fiscales de cada país.

Esta contiene toda la información necesaria para documentar una transacción comercial, como los datos del emisor y receptor, la descripción de los bienes o servicios, los montos y los impuestos aplicados. Además, incluye elementos de seguridad y autenticación, como firmas digitales y sellos electrónicos, que garantizan la integridad y la autenticidad del documento.

La emisión y recepción de facturas electrónicas se realiza a través de sistemas informáticos y plataformas específicas, que permiten generar, enviar y recibir las facturas de manera segura y eficiente.

2. ¿Cuáles son sus requisitos?

Antes de comenzar a hablar sobre las ventajas que te brinda este documento electrónico, hablaremos acerca de los requisitos que necesitas cumplir para comenzar a emitir de manera electrónica. Este proceso consta de dos pasos:

1. Postulación: El primer paso para que puedas comenzar a emitir factura electrónica se debe realizar la postulación a través del sitio web del Servicio de Impuestos Internos (SII) mediante un representante legal autenticado con certificado digital. 

Para que el SII te autorice a emitir factura electrónica u otro tipo de documento electrónico  debes: 

• Tener vigente el trámite de inicio de actividades.
• Ser contribuyente de IVA y contar con verificación positiva de actividades.
• Calificar como contribuyente de primera categoría.
• No tener procesos en contra por delito tributario.
• Ni el representante legal ni los firmantes autorizados de la empresa deben tener situaciones pendientes con el SII.

1. Certificación: Una vez aceptada la postulación el SII te otorgará acceso a un ambiente de pruebas y certificación. Donde podrás efectuar en modalidad de prueba las diferentes operaciones de un contribuyente autorizado.

Cuando ya hayas realizado todas las pruebas y verificaciones requeridas por el SII, podrás efectuar la declaración en la que confirmas que cumples con todas las condiciones y procedimientos establecidos para la emisión y recepción de documentos tributarios electrónicos. 

Luego de realizar la declaración de cumplimiento de requisitos establecidos por el Servicio de Impuestos Internos (SII), este emitirá una resolución que te autoriza a emitir Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) a través de un sistema de facturación electrónica, como lo es LibreDTE.

Es importante destacar que el SII eliminará a los usuarios inactivos en el ambiente de Certificación luego de 6 meses sin registrar actividad.

3. ¿Cuáles son sus beneficios?

La factura electrónica ofrece una serie de beneficios tanto para las empresas como para los clientes.  Algunos de los principales beneficios son:

• Reducción de costos: al eliminar el uso de papel, impresión y envío físico, la factura electrónica permite reducir costos operativos y administrativos. Además, se disminuye el riesgo de errores humanos en la emisión y el procesamiento de facturas, lo que evita correcciones y gastos adicionales.
• Mejora en la precisión y control: la factura electrónica automatiza el proceso de generación y envío de facturas, lo que reduce la posibilidad de errores y omisiones. Además, se cuenta con un registro detallado y preciso de todas las transacciones, lo que facilita el control y el seguimiento de las operaciones.
• Facilidad de almacenamiento y acceso a la información: al ser almacenadas de forma digital, facilita su archivo y conservación. Puesto que se pueden buscar y recuperar de manera rápida y sencilla, lo que agiliza los procesos de auditoría, consultas y reconciliaciones contables.
• Seguridad y confidencialidad: utiliza mecanismos de autenticación y cifrado para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos. Además, se pueden implementar controles de acceso para proteger la información sensible.
• Mejora en la relación con los clientes: ofrece a los clientes una opción más conveniente y rápida para recibir y procesar sus facturas. Esto mejora la experiencia del cliente y fortalece la relación comercial.

En este artículo hemos hablado sobre los beneficios clave que ofrece la factura electrónica, desde la agilidad y eficiencia en los procesos hasta la reducción de costos y la mejora en la precisión y control de la información.

Tomar la decisión de implementar las facturas electrónicas es el primer paso hacia una gestión más eficiente y competitiva de tu negocio. Es importante asegurarse de cumplir con los requisitos establecidos por el Servicio de Impuestos Internos (SII) y de contar con un sistema adecuado que cumpla con las normativas vigentes.