Relación entre usuarios, contribuyentes y firma electrónica
En LibreDTE los usuarios son las personas que usan el sistema, personas reales y naturales. Cada usuario podrá tener una o más empresas asociadas a su cuenta. El usuario que registra la empresa será llamado el administrador principal de dicha empresa. Este administrador principal podrá autorizar usuarios para que trabajen con su empresa, los que podrán ser: administradores secundarios o usuarios normales.
También es posible que cada empresa cree su cuenta de usuario y tenga registrada una sola empresa, la propia. Luego, si se desea registrar otra empresa, se podría crear otro usuario para registrar la nueva empresa. En general esto no se recomienda, pero el sistema lo permite.
Existe una limitación a lo indicado en el párrafo anterior, las firmas electrónicas son asociadas a los usuarios, no a las empresas. Esto porque la firma es de persona natural, no de empresa, dicho de otra forma, las personas firman, no las empresas. Un usuario puede tener sólo una firma electrónica asociada, la cual debe ser una firma electrónica simple (certificado digital simple). Y una firma puede estar registrada sólo una vez, las firmas se identifican por el RUN de la persona a quien pertenecen. Por esta razón se recomienda que las cuentas de usuarios sean de personas, no empresas. Esto es una limitación porque impone las siguientes restricciones:
- No es posible asociar la firma de un mismo RUN a más de una cuenta de usuario.
- Un usuario sólo podrá tener una firma electrónica y esta firma se usará en todas las empresas donde sea el administrador principal.
- Un usuario con firma electrónica sólo podrá ser el administrador principal en empresas donde esté autorizado con todos los permisos en el SII.
Dicho de otra forma, LibreDTE no permite lo siguiente: que un único usuario registre todas las empresas en el sistema y se usen diferentes firmas.
Por lo general, la recomendación es que el dueño de la empresa, o representante legal de la misma, sea el que quede como administrador principal de la empresa con su firma electrónica, y registrará tantas empresas como esté autorizado en el SII y quiera usar en LibreDTE.
Adicionalmente LibreDTE permite que los usuarios administradores puedan autorizar a otros usuarios a trabajar con su empresa. En este caso, si dicho usuario tiene su propia firma existen dos opciones:
- El usuario administrador principal cargó su firma, entonces se usa siempre la del usuario administrador principal.
- El usuario administrador principal no cargó su firma, entonces se usa la del usuario autorizado.