Mantenedor de folios
En esta sección de LibreDTE se puede administrar los códigos de autorización de folios (CAF) disponibles para su empresa.
Cada documento cuenta con dos acciones:
- Ver el mantenedor de folios de cada documento.
- Editar el mantenedor de folios de cada documento.
Además la página cuenta con opciones extras:
- Cargar folios descargados desde SII.
- Solicitar folios desde LibreDTE.
- Reobtener folios solicitados.
- Informe con estado de folios.
- Agregar tipo de documento.
Ver mantenedor
En esta opción se visualizan 4 recuadros que informan:
- Siguiente folio disponible.
- Total folios disponibles.
- Timbrar si se llega a esta cantidad.
- Promedio usado los últimos 6 meses.
Además, se pueden encontrar dos pestañas:
Archivos CAF: se indica los números de folios, cantidad, fecha de autorización, cantidad de meses de autorización, y además se pueden descargar:
- Folios recibidos en el SII del CAF que inicia en el folio desde del CAF seleccionado.
- Folios anulados en el SII del CAF que inicia en el folio desde del CAF seleccionado.
- Folios pendientes en el SII del CAF que inicia en el folio desde del CAF seleccionado.
- Archivo XML del CAF que inicia en el folio desde del CAF seleccionado.
Folios usados mensualmente: se listan por períodos la cantidad total de documentos usados, y al final de la página se muestran los folios que, entre el primer folio emitido desde LibreDTE y el folio siguiente, se encuentran sin uso en el sistema.
Editar mantenedor
En la opción editar folio se pueden modificar los siguientes aspectos del mantenedor:
- El número del siguiente folio: Número de folio que es el siguiente que se debe asignar al documento que se emita.
- Cantidad de alerta: Cuando los folios disponibles sean igual a esta cantidad se tratará de timbrar automáticamente o se notificará al administrador de la empresa que debe realizar timbraje.
Finalmente, se hace clic en el botón modificar mantenedor de folios para que estos datos queden registrados en el sistema.
Cargar folios descargados desde el SII
En este lugar podrá subir el archivo en formato XML de los códigos de autorización de folios (CAF) obtenidos desde el SII para su empresa.
Solicitar folios desde LibreDTE
Se podrá solicitar desde LibreDTE un archivo de folios (CAF) al SII y cargarlo automáticamente a LibreDTE.
Importante: Si no ha timbrado folios para este tipo de documento en el SII, es decir, es el primer CAF a generar, debe hacerlo en la página del SII directamente y luego subir el archivo del CAF a LibreDTE. Timbrajes futuros se pueden realizar directamente desde LibreDTE, manualmente o de manera automática.
Reobtener folios solicitados
Con esta opción podrá cargar inmediatamente un archivo de folios (CAF) previamente obtenido en el SII.
Informe con el estado de los folios de CAF cargados
Aquí se podrá generar vía correo electrónico un informe con los estados que el SII tiene registrado para los folios (recibidos, rechazados o pendientes) que existen cargados en LibreDTE.
Agregar tipo de documento
Aquí se podrá crear un nuevo mantenedor de folios para un nuevo tipo de documento a usar en LibreDTE. Esta acción se realiza sólo una vez, cuando se van a cargar folios por primera vez a LibreDTE.
En el siguiente paso, se le solicitará subir el primer archivo CAF para el tipo de documento que se solicitó previamente. Este archivo CAF, es un archivo XML que contiene los folios autorizados por el SII. Se obtiene con timbraje directo en la web del SII.
Importante: Si tiene folios disponibles que nunca ha usado y el CAF no está cargado acá, puede ir al sitio del SII y usar la opción reobtención de folios en vez de timbrar nuevos. Con esto bajará el CAF que ya tenía previamente solicitado con folios disponibles. Al hacer esto, es altamente probable que deba ajustar el folio siguiente en el mantenedor de folios de LibreDTE para que coincida con el folio que toque usar en dicho CAF reobtenido.